Pencatatan Dan Pelaporan

A.    Pengertian Pencatatan Dan Pelaporan

1.      Pengertian Pencatatan

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara.

Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua) bagian, yaitu Sistem PencatatanTradisional dan Sistem Pencatatan Non-Tradisional.

a.       Sistem Pencatatan Tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan, dimana dalam sistem ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan, Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb) mempunyai catatan sendiri-sendiri secara terpisah. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan system ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.

b.      Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah pencatatan yang berorientasi pada masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan sistem ini adalah kerjasama antar tim kesehatan lebih baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin.

2.      Pengertian Pelaporan

Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut.

Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas kesehatan yang dapat dilakukan baik secara tertulis maupun lisan tentang hasil dari suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan.

3.      Pengertian Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut.

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan :

a.       Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dipahami isinya.

b.      Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan.

c.       Kumpulan Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.

Pencatatan dan Pelaporan menurut Potter dan Perry adalah :

a.       Komunikasi

Sebagai alat komunikasi yang efektif antar petugas kesehatan sehingga kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.

b.      Pendidikan

Sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan pemecahannya

c.       Pengalokasian Dana

Dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dankegiatan yang tepat dengan dana yang tersedia.

d.      Evaluasi

Sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yang diberikan.

e.       Dokumen yang Sah

Sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.

f.       Jaminan Mutu

Dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu layanan kesehatan yang diberikan.

g.      Penelitian

Merupakan sumber data yang sangat bemanfaat untuk kepentingan penelitian atau riset.

h.      Analisis

Merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluarga maupun masyarakat.

i.        Feed Back

Dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan pelayanan kesehatan kepada masyarakat.

B.     Pedoman Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman Kepada Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP). SP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 63/Menkes/SK/II/1981.

Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut Depkes RI (1992) adalah sebagai berikut:

1.      Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2PT) adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.

2.      Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.

3.      Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatan puskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat beban kerja petugas puskesmas.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) didalam pelaksanaannya masih terbatas pada data yang merupakan hasil dari interaksi antara masyarakat dengan fasilitas kesehatan. SP2TP/SIMPUS dapat juga membantu dalam perencanaan program-program kesehatan di puskesmas. Namun dalam kenyataannya belum berjalan seperti yang harapkan, bahkan kehadiran  sistem pencatatan dan pelaporan di puskesmas dilihat sebagai suatu hal yang cukup membebani petugas puskesmas. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sistem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah-masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.

Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan program dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal:

1.      Pencatatan, pelaporan, dan pengolahan;

2.      Analisis; dan

3.      Pemanfaatan.

Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).

Untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input, Proses, Lingkungan dan Output) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.

C.    Tujuan dan Manfaat Pencatatan Dan Pelaporan

1.      Tujuan Pencatatan dan Pelaporan

a.       Tujuan Umum

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.

b.      Tujuan Khusus

1)      Tercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

2)      Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan dengan menggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, dan teratur.

2.      Manfaat Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain :

a.       Memudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan kabupaten/kota

b.      Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan

c.       Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan

d.      Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil

Manfaat pencatatan

b.      Memberikan informasi tentang keadaan masalah / kegiatan

c.       Sebagai bahan bukti dari suatu kegiatan / peristiwa

d.      Bahan proses belajar dan bahan penelitian

e.       Sebagai pertanggung jawaban

f.       Bahan pembuatan laporan

g.      Perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi

h.      Bukti hukum

i.        Alat komunikasi dalam pnyampaian pesan serta menggigatkan kegiatan peristiwa khusus

D.    Batasan Dari Pencatatan Dan Pelaporan

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :

1.       Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang beruapa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.

2.       Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

3.       Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

E.     Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan, dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :

1.       Umum dan demografi

Data umum meliputi peta wilayah dan wilayahnya, jumlah desa, dusun/RW, jumlah posyandu dan sasaran program

Contoh :

Data Wilayah

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Desa

Penduduk

Sekolah

Jumlah Murid SD

Dukun

TOMA

Kader

Fasilitas Kes.

L

P

Total

UKS

Non UKS

Kelas I – IV

Kelas V - VI

Terlatih

≠ Terlatih

Terlatih

Aktif

BPS

BKIA

A

B

C

D

Data Umum dan Sasaran Program

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Desa	Jumlah Dusun / RW			Jumlah Posyandu		Jumlah Sasaran
						PUS	Bumil	Bulin	Buteki	Bayi	Balita
A
B
C
D

2.       Sarana fisik

Data Sarana Lingkungan Fisik

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Desa	Air Bersih								Jamban Keluarga	Sarana Pembuangan Sampah
	Perpipaan	Sumur Artesis	Penampungan Air Hujan	Penampungan Mata AirI	Sumur Pompa Tangan Dangkal	Sumur Pompa Tangan Dalam	Sumur Gali	Saring Pasir
A
B
C
D

3.       Ketenagaan

Data Tenaga Sasaran

Puskesmas ........ kecamatan ............... tahun ...........

Desa	Tenaga Puskesmas
	Peraat		Bidan		Tenaga Lain
	Pustu	Non Pustu	Pustu	Non Pustu	Pustu	Non Pustu
A
B
C
D

4.       Kegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedung

F.     Pengelolaan dari Pencatatan dan Pelaporan

1.      Pengelolaan Pencatatan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :

a.       Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)

Rekam Kesehatan Keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas. Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.

Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).

Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.

b.      Kartu Rawat Jalan

Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

c.       Kartu Indeks Penyakit

Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.

d.      Kartu Ibu

Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.

e.       Kartu Anak

Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.

f.       KMS Balita, Anak Sekolah

Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.

g.      KMS Ibu Hamil

Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil

h.      KMS Usia Lanjut

KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.

i.        Register

Register merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya. Ada beberapa jenis register sebagai berikut :

1)       Nomor indeks pengunjung puskesmas

2)       Rawat jalan

3)       Register kunjungan

4)       Register rawat inap

5)       Register KIA dan KB

6)       Register kohort ibu dan balita

7)       Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi

8)       Register penimbangan batita

9)       Register imunisasi

10)   Register gizi

11)   Register kapsul beryodium

12)   Register anak sekolah

13)   Sensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

2.      Pengelolaan Pelaporan

Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formuler pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.

Formulir Laporan dari Puskesmas ke Dati II

a.       Laporan Bulanan

1)      Data Kesakitan (LB 1)

2)      Data obat-obatan (LB 2)

3)      Data kegiatan gizi, KIA/KB, dan imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)

b.      Laporan Sentinel

Berikut adalah bentuk laporan sentinel.

1)      Laporan bulan sentinel (LB 1S)

Laporan yang memuat data penderita Penyakit Yang Dapat Dicegah Dengan Imunisasi (PD31), penyakit Infeksi Saluran Pernafasan Akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk yaitu satu puskesmas dari setiap DATI II dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan DATI II, Dinas kesehatan DATI I dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).

2)      Laporan bulanan sentinel (LB 2S)

Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke Dinas Kesehatan DATI I.

c.       Laporan Tahunan

Laporan tahunan meliputi :

1)       Data dasar puskesmas (LT-1)

2)       Data kepegawaian (LT-2)

3)       Data peralatan (LT-3)

G.    Mekanisme atau Alur Pencatatan dan Pelaporan

1.      Mekanisme atau Alur Pencatatan

Pencatatan dapat dilakukan di dalam dan di luar gedung. Di dalam gedung, loket memegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kali atau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal, kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila di luar gedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima.

2.      Mekanisme atau Alur Pelaporan

Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. Pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP yang kemudian diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.

Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Depkes. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dati II disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuat dalam rangkap 3 (dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.

Laporan Dati I dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati 1 dan Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen Pembinaan Kesehatan Masyarakat) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :

a.       Laporan Triwulan

1)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB1

2)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB2

3)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB3

4)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB4

b.      Laporan Tahunan

1)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-1

2)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-2

3)      Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3

H.    Prosedur Pengisian Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP)

Prosedur pengisian SP2TP, yaitu:

1.      Formulir SP2TP mengacu pada formulir cetakan 2006 baik bulanan maupun tahunan.

2.      Pada formulir SP2TP diisi oleh masing-masing penanggung jawab program.

3.      Penanggung jawab program bertangung jawab penuh terhadap kebenaran data yang ada.

4.      Hasil akhir pengisian data di ketahui oleh kepala puskesmas.

5.      Di dalam pengentrian ke komputer dapat dilakukan oleh petugas yang ditunjuk atau staf pengelola program bersangkutan.

6.      Data pada formulir SP2TP agar diarsipkan sebagai bukti didalam pertangungjawaban akhir minimal 2 tahun.

7.      Semua data diisi berdasarkan kegiatan yang dilakukan oleh puskesmas.